Just another WordPress.com weblog

5s Implementation In Library

Seperti halnya perusahaan dijalankan oleh setiap orang yang ada di dalamnya sebagai satu tim kerja dalam mencapai visi dan misi yang sudah ditetapkan oleh pihak manajemen, begitu juga perpustakaan, semua pustakawan di dalam perpustakaan harus menjadi tim kerja dalam pencapaian visi dan misi perpustakaan yang ditetapkan oleh kepala perpustakaan. Bedanya, perpustakaan adalah lembaga non profit atau tidak memungut laba dari pihak lain, yang dalam bidang ilmu perpustakaan disebut dengan pengguna, sedangkan perusahaan sebaliknya menuntut pembayaran untuk setiap jasa yang dipakai oleh pihak lain atau sering disebut dengan konsumer, klien, atau pelanggan. Tetapi keduanya meski dengan tujuan yang berbeda tetap fokus untuk memuaskan kebutuhan pihak lain.

Setiap orang yang ada di  perpustakaan terlibat dalam situasi yang terjadi di dalamnya, yang berhubungan dengan kegiatan seperti pada situasi berikut ini: seorang pustakawan yang bekerja di bagian sirkulasi yang menghabiskan waktu selama 20 menit sebelum menemukan file seorang pengguna (sementara sipengguna menunggu di telepon).  Pustakawan di bagian jurnal membutuhkan waktu 30 menit untuk mengambil tinta printer baru di gudang persediaan dan 15 menit untuk memasang kembali di printer yang bersangkutan sementara seorang pengguna menunggu dengan gusar di mejanya. Pustakawan di bagian pengolahan buku kehabisan sampul plastik dan harus menunda untuk mengolah buku tersebut serta harus menunggu beberapa hari lagi untuk mendapat sampul buku dari bagian pembelian.

Ketika seorang pengguna sedang membutuhkan suatu koleksi, siapa yang pertama sekali dia hubungi? Tentu adalah seorang pustakawan pada pelayanan pengguna. Pada saat seorang pengguna baru sudah melewati pintu masuk sebuah perpustakaan dan sudah berada di ruang depan sebuah perpustakaan, sebagai langkah awal dalam pencarian informasi, yang dia lakukan pertama sekali adalah berjalan menuju meja pustakawan pada pelayanan pengguna dan mulai bertanya tentang informasi yang dia butuhkan atau langsung berjalan masuk ke dalam perpustakaan, menggunakan online katalog, kemudian langsung ke rak mencari koleksi yang dia butuhkan dengan bantuan papan-papan visual yang ada di dalam perpustakaan. Tindakan  yang kedua membutuhkan waktu lebih dari beberapa menit jika keadaan komputer online sedang dalam keadaan baik, tetapi jika sebaliknya, komputer tersebut tidak dalam kondisi baik karena terinfeksi virus, maka dapat menghabiskan waktu bahkan sampai satu jam untuk menemukan koleksi yang dibutuhkan karena langsung browsing tanpa mempunyai gambaran koleksi yang dibutuhkan berada pada rak bagian mana. Jika dia melakukan tindakan yang pertama, menanyakan langsung pada pustakawan di bagian pelayanan pengguna, maka dibutuhkan waktu yang lebih singkat. Tetapi bagaimana jika pada saat dia berada di bagian pelayanan pengguna tetapi harus menunggu lagi karena pustakawan bagian itu yang sedang pergi mengopi beberapa form di bagian lain? Dia harus menunggu dan memboroskan waktunya selama beberapa menit atau bahkan puluhan menit.

Apakah kejadian ini sering terjadi? Jika jawabannya  baru terjadi minggu lalu atau bahkan sering terjadi, maka perlu diketahui bahwa hal ini dapat terjadi di perpustakaan mana pun. Peristiwa umum yang sering muncul seperti ini, nota bene menghabiskan waktu pustakawan dan pengguna dengan sia-sia, bahkan menimbulkan kekecewaan pada pengguna,  padahal bagaimanapun perpustakaan tetap membutuhkan pengguna. Tragedi yang sesungguhnya adalah, bahwa ilustrasi-ilustrasi seperti di atas sering terjadi dan sering tidak diperdulikan padahal sebuah perpustakaan sedang berkerja keras untuk berkembang. Sementara perhatian perpustakaan difokuskan pada memperbanyak koleksi dan unit-unit komputer bagi pengguna untuk mengakses informasi digital atau priorits lainnya, kejadian tersebut di atas menjadi tidak terlihat.

Perpustakaan adalah sebuah organisasi yang hidup dan berkembang. Tidak terlepas dari penggunaan  dalam menjalankan kegiatan operasionalnya setiap hari.  Perpustakaan bukan hanya sebuah tempat koleksi diadakan dan dilayankan kepada pengguna, tetapi juga seperti lembaga-lembaga lainnya, adalah sebuah kantor tempat di mana pustakawan setiap harinya bekerja dan mempergunakan ATK (alat tulis kantor) seperti pulpen, kertas, printer, komputer, staples dll. Untuk mengadakan ATK ini, tentu perpustakaan membutuhkan dana.  Dana tersebut diperoleh dari pihak-pihak yang langsung berperan dalam pengadaan perpustakaan, seperti institusi atau lembaga tempat perpustakaan berdiri, subsidi dari pemerintah, atau sumbangan dari pihak lain. Dana ini harus diatur sedemikian rupa agar efektif bagi kebutuhan perpustakaan selama waktu berjalan tertentu.

Pustakawan menghabiskan waktu bekerja di perpustakaan, di mana waktu adalah sesuatu yang sangat penting dalam melayani pengguna. Banyak perpustakaan tidak menyadari penggunaan waktu ini dapat menjadi alasan kemunduran suatu perpustakaan dan kemajuan suatu perpustakaan. Pemborosan yang terjadi di setiap institusi termasuk perpustakaan tidak hanya terjadi pada penggunaan waktu yang sia-sia, tetapi juga dalam penggunaan ATK perpustakaan. Misalnya terjadinya pembelian ganda untuk suatu peralatan kantor, dikarenakan ketidakjelasan inventaris dan lokasi penyimpanan di gudang atau penyimpanan sementara ATK Perpustakaan. Hal seperti ini tentu berpengaruh langsung pada  perpustakaan, yang seharusnya anggaran tersebut dapat dipergunakan untuk membeli barang ATK lainnya atau keperluan perpustakaan lainnya yang lebih penting, sebaliknya menjadi sia-sia. Sekilas terlihat seolah-olah  tersebut berguna, tetapi pada kenyaannya terjadi pemborosan pada penggunaan anggaran. Meskipun barang yang dibeli tersebut memang berguna pada saat itu, tetapi jika inventaris serta lokasi barang yang diperlukan jelas maka anggaran tersebut dapat dipergunakan untuk keperluan lainnya yang lebih berguna. Bagaimana pun, tentunya semua institusi termasuk perpustakaan mempunyai anggaran dan daftar prioritas kebutuhan selama masa penganggaran.

Tata letak meja, kursi, rak, lemari dan peralatan yang ada di perpustakaan lainnya yang kurang efisien, juga dapat menciptakan pemborosan. Jauhnya seorang pustakawan untuk memotokopi beberapa lembar penelitian yang diperlukan pengguna, memboroskan waktu kerjanya dan waktu pengguna. ATK yang ada di laci pustakawan seperti pena, pensil, penggaris, lem, staples, dll. Dapat memperlama waktu pustakawan untuk melayani pengguna.

Pekerjaan perpustakaan adalah pekerjaan manajemen, sama pentingnya dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain di kantor mana pun. Perpustakaan juga mempunyai bagian adminstrasi, bagian keuangan, bagian hubungan masyarakat, sama seperti kantor lainnya. Para karyawan selain pustakawan ini juga menunjang perkembangan perpustakaan. Mereka juga menggunakan ATK dalam kegiatan sehari-hari di perpustakaan.  Misalnya bagian keuangan di perpustakaan yang harus membuat laporan keuangan setiap periode yang ditentukan. Mereka harus membuat angka-angka dan mengisinya pada satu atau sejumlah laporan yang akan memberikan kepala perpustakaan gambaran yang jelas tentang keuangan perpustakaan. Bagian-bagian di luar profesi pustakawan tetapi tetap berada di perpustakaan ini juga mendukung penuh bagi kemajuan perpustakaan.

Hal-hal seperti di atas berpengaruh besar bagi perkembangan perpustakaan dalam menghadapi persaingan, baik tingat nasional maupun global. Di dunia termasuk di Indonesia, banyak perusahaan mulai menerapkan konsep manajemen dengan pendekatan baru dalam upaya meningkatkan daya saingnya di pasar global, misalnya Just in Time, Total Productive Maintenance, Total Quality Management, ISO, Quality Control, Suggestion System, dan lain sebagainya. Konsep-konsep ini bertujuan baik dan telah dipilih dengan seksama untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan yang bersangkutan. Namun banyak sekali implementasi dari berbagai konsep ini mengalami kesulitan, bahkan ada yang berhenti melakukannya. Penyebabnya adalah rendahnya daya serap anggota organisasi untuk menerapkan perubahan-perubahan tersebut. Misalnya tingkat disiplin yang rendah, tempat kerja yang berantakan, belum terbiasa bekerja sesuai dengan sistem prosedur, dll.

Sebelum menerapkan konsep-konsep seperti di atas, menurut Dr. Ir. Sonny Irawan, seorang konsultan 5R sekaligus praktisi Produktivity, Kualitas dan Manajemen di Indonesia,  pada buku berjudul Penerapan 5R di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah-Langkah Praktis, sebaiknya ditanamkan terlebih dahulu budaya industri melalui penerapan 5R. Pendekatan ini memang dikembangkan di Jepang dan merupakan kunci sukses untuk mentransformasikan industrinya menjadi industri kelas dunia. Selanjutnya beliau menjelaskan bahwa 5R pada dasarnya merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan dan kebersihan tempat kerja. Kondisi tempat kerja mencerminkan perlakuan seseorang terhadap pekerjaannya dan perlakuan terhadap pekerjaan ini mencerminkan sikapnya terhadap perkerjaan. 5R merupakan konsep yang sangat mendasar sehingga banyak orang beranggapan bahwa sikap kerja yang produktif dan tempat kerja yang tertata rapi ada dengan sendirinya, tanpa perlu melakukan apa-apa. Tetapi kenyataan menunjukkan bahwa hal tersebut masih harus diciptakan.

Comments on: "5s Implementation In Library" (1)

  1. Sibagariang said:

    Selamat yah bu sudah memiliki blog y baru dan bagus.. Boleh gak dijadikan kliping ? Terimakasih.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: